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Preguntas Frecuentes

 

 AVIANCA CORPORATE “Programa para Viajes Empresariales”, en adelante el Programa, es el programa de lealtad para los clientes corporativos de las aerolíneas miembros del Grupo AVIANCA HOLDINGS, colectivamente denominadas “las Aerolíneas”, cada una individualmente considerada  actuando de manera conjunta pero no solidaria, mediante el cual las Aerolíneas buscan premiar la fidelidad de los clientes corporativos y sus compañías afiliadas, brindándoles beneficios, por la compra y utilización de los servicios de transporte aéreo de pasajeros, en los términos y condiciones y preguntas frecuentes, establecidos en el reglamento del Programa.


Contenido

1. Generalidades. 1

2. Descuentos Upfront

3. Upgrades Corporativos. 10

4. Waivers Corporativos. 12

5. Tarjetas LifeMiles Elite Corporativas. 14

6. ¿Qué otros beneficios, tienen las empresas con el programa corporativo?. 16

7. Otros servicios. 17

 

1. Generalidades

1.1 ¿Cuál es el proceso de vinculación al programa Avianca Corporate?​

 

El proceso de inscripción al Programa se efectúa conforme a los siguientes pasos y condiciones:


a) La entidad interesada en pertenecer al programa podrá solicitar su vinculación a través de www.aviancacorporate.com, diligenciando el formulario de preinscripción.


b) La entidad deberá suministrar la información requerida por las Aerolíneas para iniciar el proceso de evaluación, especificando en el formulario de preinscripción los datos básicos que las Aerolíneas solicitan, tales como: razón social, identificación de la empresa: NIT/RUT/CIF/DNI, dirección del domicilio principal, correo electrónico, teléfono, funcionario contacto, sector económico, información de servicios de transporte aéreo utilizados en el desarrollo de su actividad, entre otros. 


c) Las Aerolíneas se reservan el derecho de admitir o rechazar la solicitud de preinscripción de la entidad al Programa. 


d) Una vez aceptada la solicitud de preinscripción, la entidad será visitada o contactada por un Ejecutivo de Ventas o gestor comercial, quien iniciará en representación de las Aerolíneas el proceso de vinculación de la entidad al programa. 


e) El Cliente Corporativo suscribirá el Documento o Convenio de Afiliación al programa AVIANCA CORPORATE acordado con las Aerolíneas, el cual contiene las condiciones específicas que regularán las relaciones entre las partes.


f) El Cliente Corporativo será responsable de mantener actualizada la información suministrada al momento de la inscripción, (dirección, contacto, correo electrónico, entre otros) durante todo el término de vigencia de la afiliación, a través de los medios habilitados y procedimientos establecidos por las Aerolíneas.


2. Descuentos Upfront

2.1 ¿Qué son los descuentos upfront?​​


Son descuentos porcentuales al momento de la compra de tiquetes aéreos sobre la tarifa base publicada (excluyendo tasas aeroportuarias, cargos administrativos, sobrecargo de combustible y otros impuestos de acuerdo al país de compra).


2.2 ¿Cuál es su aplicabilidad?

a. Aplican únicamente en rutas operadas por: Aerovías del continente americano S.A. Avianca, Trans American Airlines S.A., Taca International, y Avianca Costa Rica S.A., Isleña de Inversiones, S.A., Aerotaxis La Costeña y Aviateca S.A. y Servicios Aéreos Nacionales Sansa.


b. Estos descuentos solo aplican para tarifas publicadas por Los Transportistas. 


c. La aplicación de descuentos Up Front es válido para cualquier Compra Institucional (compra de tiquetes aéreos realizada por el cliente corporativo y que se efectúe con cargo al presupuesto de la entidad).


d. El Cliente Corporativo deberá informar a su Ejecutivo de Ventas asignado por las Aerolíneas, mediante comunicación escrita, el punto de venta o agencia de viajes autorizada para emitir los tiquetes con el descuento corporativo. Es responsabilidad del Cliente Corporativo mantener actualizada la información de la agencia autorizada. En caso, que el Cliente Corporativo adquiera tiquetes con descuento a través de una agencia no autorizada, habrá lugar a la generación de notas de cargo para la agencia por parte de las Aerolíneas por la aplicación de un descuento no autorizado. 


e. Los descuentos no aplican para tarifas privadas, ni tarifas comerciales en clases U, T, S, W, Z, G y A, identificadas con el respectivo fare basis (campo en el tiquete que identifica la tarifa comercial), tampoco aplica para tarifas grupales, ni es acumulable con otras promociones.

 

f. El descuento Up Front autorizado sólo puede ser aplicado en la(s) agencia(s) de viajes y/o Puntos de venta autorizada(s) y previamente inscritas por el Cliente Corporativo en el Convenio.


g. Es responsabilidad del Cliente Corporativo asegurarse, que el canal de compra autorizado (agencia de viajes o punto de venta directo de la Aerolínea), utilice siempre el account code al momento de cotizar cualquier tarifa, para garantizar la correcta codificación y que los descuentos sean los indicados en el Convenio, para temas de auditoría y evitar las notas de cargo a las agencias de viaje o puntos de venta.


h. Si el Account Code que el cliente informa ya está asignado a otro cliente corporativo no podrá ser asignado a un nuevo Cliente Corporativo.


i. Los descuentos pueden ser aplicados en rutas operadas por otro transportador distinto de las Aerolíneas en código compartido (siempre y cuando el acuerdo de código compartido lo permita) y estarán sujetos a las condiciones de la negociación acordada por las aerolíneas que tienen celebrado el código compartido. 


j. Los descuentos no son válidos en tarifas para niños ni para viajes personales de los empleados del Cliente Corporativo, con excepción de aquellos autorizados por éste. Las Aerolíneas podrán aplicar el descuento en tarifas para niños cuando se trate de una Compra Institucional (a excepción de las compras en el sitio web corporativo, las cuales aplican únicamente los descuentos para niños de acuerdo con las condiciones de la tarifa adquirida).


  

k. Cuando una tarifa publicada tiene autorización para un descuento como el caso de descuento para las personas de la tercera edad, infantes, niños, marinos, grupos, etc., (a excepción de las compras por el sitio web corporativo a las cuales le aplica el descuento de niños e infantes y no aplica cotización de tarifas de grupos ni marinos) se debe aplicar un sólo descuento, ya sea el del Convenio o el ofrecido por la tarifa publicada. En ningún caso los descuentos son acumulables.


l. Los descuentos no son válidos para la compra de paquetes Avianca Tours.


m. La aprobación y modificación de los parámetros del Programa estarán sujetas a evaluación y aprobación de las Aerolíneas. 


2.3. ¿Cómo realizar los registros y autorizaciones para aplicación de descuentos Upfront?​

a. El Cliente Corporativo deberá entregar la siguiente información de los canales de compra de tiquetes aéreos: GDS*, Iata y Pseudo autorizados en el Convenio para la aplicación de descuentos.


b. El Programa asigna un código de cuenta (account code) por sistema de distribución, dependiendo del canal de compra que atiende al Cliente Corporativo. En el evento que el Cliente Corporativo ya cuente con un Account code asignado para las compras realizadas con otra aerolínea, y éste desee utilizar el mismo para las compras a las Aerolíneas, es responsabilidad del Cliente Corporativo informar a los Transportistas para que el área de Revenue cargue en los sistemas de reservas el account code solicitado.

*Global distribution System (GDS): Sistema en donde las aerolíneas cargan las tarifas para la reserva y venta de tiquetes. 


c. El Account code es un código asignado a un Cliente Corporativo por parte de las Aerolíneas, que identifica los descuentos autorizados en rutas específicas de las Aerolíneas y automáticamente carga el Código Corporativo (CC) del Cliente en la casilla Tour Code, cuando la agencia realice cotizaciones en los medios dispuestos para ello por las Aerolíneas.


Una vez el Account code es asignado, el Ejecutivo de Ventas lo informará al Cliente Corporativo y a la agencia de viajes designada por aquel. Es responsabilidad de la agencia de viajes realizar pruebas con los Account code asignados para cerciorarse que la identificación del CC sea correcta y así se puedan aplicar los descuentos autorizados al Cliente Corporativo. Si la agencia presenta problemas al cotizar, debe comunicarse con el Ejecutivo de Ventas correspondiente para que se corrija cualquier inconsistencia.


3. Upgrades Corporativos

3.1 ¿Qué son los Upgrades Corporativos y qué condiciones aplican para ser redimidos?


Los Upgrades Corporativos son certificados de ascenso de cabina económica a cabina ejecutiva en rutas internacionales, sujetos a disponibilidad de cupo en clase I. Estos los obtienen los Clientes Corporativos afiliados al Programa, de acuerdo con el nivel o rango que aplique por país, a través de la negociación upfront, millas o Back End.

El descuento por la redención en este tipo de trayectos es de un Upgrade por trayecto y por pasajero.

La redención aplica para tiquetes expedidos en clases comerciales excepto en las clases T y U, de las rutas que cubren las Aerolíneas en vuelos domésticos, internacionales y transatlánticos, los cuales son sujetos a disponibilidad. Asimismo, no se pueden utilizar en tarifas de convenios para vuelos adicionales (chárter), planes Avianca Tours, reservas de grupos (clase” G”), ni trayectos volados en otras aerolíneas.

Las clases comerciales podrán ser modificadas sin previo aviso.

La solicitud debe ser tramitada con mínimo 2 horas de anticipación a la salida del vuelo para rutas nacionales y 4 horas para vuelos internacionales. 

Para que la solicitud de ascensos entre en lista de espera** se recomienda que el cliente envíe la solicitud al correo corporate@avianca.com con una antelación de 72 horas a la salida del vuelo. 

**Nota: Tendrán derecho a lista de espera los clientes corporativos en los siguientes niveles: 
- Diamond y Gold 

Los Upgrades se pueden otorgar sobre tiquetes valorizados Back End.

Cuando el upgrade sea autorizado, el servicio de web Check In no estará habilitado y para este proceso, el cliente deberá realizarlo en aeropuerto.

Los Upgrades asignados al Cliente Corporativo pueden ser redimidos a través de las siguientes opciones: Solicitud a través del correo electrónico corporate@avianca.com, del sitio web corporativo www.aviancacorporate.com y a través del Call Center.

La redención puede aplicarse para todos los viajeros incluidos en la reserva o para uno especifico.

Se pueden redimir Upgrades sobre varios trayectos en rutas internacionales en una misma solicitud o transacción (Ida y Regreso).​

El número máximo de pasajeros para otorgar Upgrades es de ocho por reserva. Sin embargo, es posible que apliquen otras restricciones como el cupo disponible en clase “I”.

Los Upgrades se pueden redimir sobre reservas que tienen una exoneración corporativa autorizada.


3.2 ¿En qué canales se pueden redimir los upgrades corporativos?

a. Solicitud a través del correo electrónico corporate@avianca.com

El cliente corporativo (administrador del programa o los funcionarios de la empresa) deben hacer envío de la solicitud mediante un correo electrónico, con dominio de la compañía, a corporate@avianca.com copiando siempre al administrador del programa.

Aplica para redención de up grades con cortesías o millas corporativas.

El correo deberá incluir la siguiente información: datos básicos de la empresa: número de convenio, nombre de la empresa, nombre funcionario autorizado, cargo del funcionario autorizado, Información de viaje (indicando: código de reserva, nombre de viajero, ruta, fechas de viaje, ida, regreso AA-MM-DD y tipo de solicitud, indicando si es para ascenso con millas o ascenso de cortesía.

b. Solicitud a través del sitio corporativo www.aviancacorporate.com

La redención de Up Grades a través del sitio web, requiere ingresar el usuario, el Código Corporativo (CC) y la contraseña asignada por el administrador del  programa. 

Las solicitudes de redención de Upgrades con paradas operacionales que se realicen por este medio (sitio web) se debitarán por trayecto, por lo que sugerimos realizar este tipo de solicitudes mediante el Call Center. 
Si el cliente desea redimir sobre un trayecto adicional, debe buscar nuevamente la reserva y seleccionar el trayecto correspondiente.

Para los siguientes casos la redención no se autoriza por el sitio web. Sin embargo, al comunicarse con el call center, es posible realizar la redención sobre:

​​Tiquete emitido con beneficio corporativo Back End o Millas.
Reservas con Infantes (Menores de 2 años).

c. Solicitud a través del Call Center

3.3 ¿Porque razones no se podría redimir un Upgrade a través del sitio web?


Los motivos más comunes por los cuales no se puede redimir un Upgrade son los siguientes:
- Saldo insuficiente de Upgrades en la cuenta corporativa
- No disponibilidad de cupo en clase “I” (Cabina ejecutiva).
- Tiquete no codificado con el código corporativo (CC y numero del convenio) en la casilla Tour code.
- Solicitud sobre trayectos con tarifa promocional o trayectos operados por otras aerolíneas diferentes a Avianca Holdings.
- Tiquetes no emitidos para los pasajeros en la reserva.
- Los pasajeros en la reserva superan la cantidad de Upgrades disponibles.
- Intermitencia del sistema o sitio web corporativo


4. Waivers Corporativos
4.1 ¿Qué son los waivers y cómo se redimen?​

Son Certificados que pueden ser redimidos por los Clientes Corporativos, para exonerar el pago de penalidad o de condición de la tarifa, aplicando lo siguiente:
Las exoneraciones Corporativas se autorizan y se descuentan por viajero.

La solicitud debe ser tramitada con mínimo 4 horas de anticipación a la salida del vuelo para rutas nacionales y 6 horas para vuelos internacionales.  

La redención aplica para tiquetes expedidos en clases comerciales (excepto brand XS) en las rutas que operan directamente las Aerolíneas.

Las exoneraciones de penalidad pueden ser utilizadas únicamente una vez la tarifa tenga cobro por cambios, de acuerdo con sus condiciones

Las exoneraciones pueden aplicarse sobre tiquetes beneficio corporativos, emitidos con Backend o Millas Corporativas. Esta solicitud se debe realizar a través del correo electrónico corporate@avianca.com.

Las exoneraciones corporativas no exoneran del pago de diferencias tarifarias, no shows o reembolsos. 

Las exoneraciones no son reembolsables.

Las exoneraciones sólo pueden ser usadas con tarifas publicadas por las Aerolíneas, en reservas individuales o para tarifas de grupos , donde la expedición del tiquete sea con placa de alguno de las Aerolíneas. No aplican para tarifas mayoristas, tarifas en brand XS, privadas, planes AV Tours, tiquetes emitidos para tour conductor, ni ningún tiquete que tenga codificación diferente a compra corporativa identificada con el código corporativo (CC) en la casilla tour code.​

En la estructura del Programa los cambios de nombre en los tiquetes emitidos, por regla general están exentos de cobro. Por lo tanto, un Cliente Corporativo podrá usar las exoneraciones a las que tiene derecho en cualquier tipo de cambio con excepción del cambio de nombre.  

El cambio de nombre podrá ser solicitado por el cliente corporativo, por el Ejecutivo de ventas o la agencia de viajes que atiende la empresa. El documento de solicitud de cambio de nombre debe estar firmado por un contacto corporativo de la empresa o su representante legal.


4.2 ¿Qué tipos de Waivers se pueden redimir?


o Exoneraciones de penalidad:

• Penalidad por cambios de fecha, ruta, vuelo (hora) en un tiquete: 

• Penalidad por parada permitida en ruta: Cuando las paradas tienen cobro, este Waiver exonera una (1) parada.

o Exoneraciones de condición de la tarifa:

• Estadía mínima: Exonera la restricción tarifaria de la mínima permanencia del pasajero en un destino. 

• Estadía máxima: Exonera la restricción tarifaria de la máxima permanencia del pasajero en un destino. Permite ampliar hasta 10 días adicionales a los que tenía derecho el cliente por la restricción de la tarifa. 

• Tiempo límite de tiqueteo:  Pospone el plazo permitido para realizar el pago del tiquete. La fecha puede aplazarse hasta siete (7) días adicionales y en ningún caso puede ser el mismo día de la salida del vuelo. 

• Compra anticipada: Exonera la restricción tarifaria de la anticipación con la cual un pasajero debe hacer una reserva para obtener la tarifa. No tiene un parámetro de días para ser otorgado.


4.3 ¿En qué canales se pueden redimir los waivers?​



Las exoneraciones (waivers) asignados al Cliente Corporativo pueden ser redimidos a través de las siguientes opciones:

a. Solicitud a través del correo electrónico corporate@avianca.com

El cliente corporativo (administrador del programa o los funcionarios de la empresa) deben hacer envío de la solicitud de exoneraciones (waivers), mediante correo electrónico dirigido a corporate@avianca.com, desde un e-mail con dominio de la compañía y con copia al administrador del programa.

El correo deberá incluir la siguiente información: datos básicos: número de convenio, nombre de la empresa, nombre funcionario autorizado, cargo del funcionario autorizado, Información de viaje (indicando los siguientes datos: código de reserva, nombre de viajero, ruta, fechas de viaje, ida, regreso AA-MM-DD y tipo de solicitud respecto de una condición de la tarifa o de penalidad. 

b. Solicitud a través del Call Center. 

Las exoneraciones (waivers) se solicitan a través del Call Center, digitando el PIN asignado por la persona responsable o administrador del programa.



5. Tarjetas LifeMiles Elite Corporativas
5.1 ¿Cómo se solicitan y qué condiciones tienen?​



La solicitud de las tarjetas LifeMiles corporativas se realizará según estas indicaciones:

Acuerdos locales e Interregionales:

a. Vinculación: En la firma del convenio, el cliente Corporativo podrá definir los beneficiarios de las Tarjetas Elite. 

b. Renovación del Convenio: Teniendo en cuenta las fechas de vencimiento de los convenios (31 de marzo o 30 de septiembre*), máximo un mes antes de la finalización del convenio, el cliente podrá realizar la solicitud para mantener el beneficio de los invitados en ese periodo o ingresar nuevos beneficiarios. En caso en que el beneficiario no ha confirmado si continúa o no con la invitación, las tarjetas descenderán a nivel LifeMiles o básico, hasta que nos informen si continúa o no con el nivel de invitación Elite.


c. Durante la vigencia del convenio: La solicitud podrá ser tramitada, los primeros cinco días de cada mes. 
 
IMPORTANTE: Este proceso se debe realizar, mediante el acompañamiento del Ejecutivo de Ventas.

* Para los acuerdos Interregionales, la fecha de vencimiento será definida en el convenio de afiliación.

- Para el proceso de redención es requisito que el Cliente Corporativo tenga disponibilidad de tarjetas LifeMiles Silver, Gold y/o Diamond en su oferta básica, estas tarjetas se identifican como “Tarjetas Elite Corporativas”.

- Al solicitar las tarjetas LifeMiles Elite Corporativas, los beneficiarios deberán estar inscritos o inscribirse al programa LifeMiles, este procedimiento no lo hacen las Aerolíneas, ya que la inscripción debe ser personal. Deberán cumplir con el reglamento y le serán aplicables las políticas y condiciones del programa LifeMiles que se encuentren vigentes al momento de hacer uso de la tarjeta. Al cambiar de nivel, su estado de cuenta permanecerá con el mismo número de millas.

- Solo se pueden solicitar el número y tipo de tarjetas LifeMiles Elite según los parámetros establecidos por el nivel de membresía del Cliente Corporativo en el programa AVIANCA CORPORATE, ciudad o país de registro del Cliente Corporativo.

- Los beneficiarios de las tarjetas LifeMiles Elite deberán ser para funcionarios de primer y segundo nivel administrativo dentro de la estructura del Cliente Corporativo y que sean clientes LifeMiles en una categoría distinta a la LifeMiles Elite.

- La vigencia de las tarjetas LifeMiles Elite entregadas como beneficio del Programa a los Clientes Corporativos, está sujeta a la vigencia del acuerdo corporativo. 

- Las cortesías otorgadas por las Aerolíneas bajo el Programa al Cliente Corporativo para obtener el ascenso de una tarjeta LifeMiles de menor rango a una tarjeta LifeMiles Elite, deberán ser solicitadas por el Cliente Corporativo dentro del término de vigencia establecido en el Convenio de Afiliación firmado por el Cliente Corporativo. Las cortesías de ascenso para obtener las tarjetas LifeMiles Elite que no sean solicitadas durante dicha vigencia, no serán acumuladas para el siguiente año de renovación del Convenio, en caso de aplicar. 

- Los Ejecutivos de Ventas de las Aerolíneas deben validar con el Cliente Corporativo qué tarjetas desean renovar, las cuales deben corresponder a las tarjetas de aquellos funcionarios que continúen laborando con el Cliente Corporativo.

- Si una tarjeta LifeMiles fue otorgada como parte de los beneficios al Cliente Corporativo y el empleado al cual se le otorgo la tarjeta se desvincula de ésta, se puede liberar el cupo con las siguientes condiciones: 

 El Cliente Corporativo le debe entregar al Ejecutivo de Ventas asignado por las Aerolíneas una comunicación en carta membretada de la compañía donde expresamente se informe que esa persona ya no labora con el Cliente Corporativo.

 La carta debe ser firmada por el presidente, Gerente General o Representante Legal o el decisor de compra registrado en la base de datos del Programa.

 Las liberaciones de cupo se pueden realizar siempre y cuando la tarjeta que va a ser reemplazada tenga un vencimiento mayor a tres (3) meses.

 Si el vencimiento de la tarjeta que va a ser reemplazada es menor o igual a tres (3) meses, el Cliente Corporativo deberá esperar a que se liberen los cupos de tarjetas que tenga actualmente asignadas y solicitarla nuevamente cuando se renueven los cupos. 

 Si el beneficiario de una tarjeta LifeMiles cumple con el millaje mínimo  o trayectos requeridos para ascender al nivel Elite sin necesidad de haber solicitado la cortesía de ascenso otorgada por las Aerolíneas, sino por acumulación de millas por compras realizadas directamente por la persona natural miembro LifeMiles, la cortesía de ascenso ya obtenida por el Cliente Corporativo correspondiente a esa tarjeta LifeMiles, no se otorgará durante esa vigencia del Convenio, sino que será otorgada al Cliente Corporativo, durante el año siguiente de renovación del Convenio, en caso que aplique de acuerdo a la reclasificación dentro de los parámetros establecidos por el Programa para viajes empresariales.

El beneficiario debe descargar la aplicación de LifeMiles en su móvil, que también cumplirá la misma función de la tarjeta física. La aplicación se podrá descargar desde las tiendas oficiales de Apple y Android: App Store y Play Store.

6. ¿Qué otros beneficios, tienen las empresas con el programa corporativo?



Aparte de los descuentos o millas corporativas y las cortesías (Upgrades, Waivers y Tarjetas LifeMiles), nuestro programa cuenta con otros beneficios como la red de privilegios (alianzas que la aerolínea tiene con terceros mediante las cuales sus clientes corporativos pueden disfrutar de beneficios especiales), transferencia de nombre en tiquetes comerciales, tiquetes backend y tiquetes de millas corporativas.



7. Otros servicios 
7.1 ¿Cuál es el estado de mi tiquete?


En este caso desde el call center se solicita información del tiquete, se hacen las preguntas de seguridad y el asesor del call center procede a informar en qué estado se encuentra el tiquete y las condiciones tarifarias, si el cliente lo requiere.



7.2 ¿Cuál es el equipaje libre permitido?​

Esta solicitud es para conocer la franquicia de equipaje de acuerdo con la ruta y nivel de viajero frecuente. También cuando existe en el tiquete trayectos con otras aerolíneas. La información se encuentra publicada en la página web Avianca.com

7.3 ¿Cuál es el estado de mi vuelo?



En esta solicitud lo que se hace es validar el estado de los vuelos, para confirmar que estén operando con normalidad o si existe un cambio operacional.